Wichtige Informationen zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten zu können.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ziel dieser gesetzlichen Vorgabe ist es, die Transparenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit von Rechnungsprozessen weiter zu verbessern.

Die Energie- und Wasserwerke Bautzen GmbH sind bereit von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen in strukturierten Datenformaten entgegenzunehmen.

Um unseren Lieferanten eine sichere und unkomplizierte Übermittlung von E-Rechnungen zu ermöglichen, arbeiten wir mit dem Technologiepartner b4value zusammen. Nachfolgend finden Sie die verfügbaren Übertragungswege für den Versand Ihrer E-Rechnungen an unser Unternehmen.

Alle Angaben entsprechend unserer „Qualitätsanforderungen an Rechnungen“ müssen bei der Erstellung einer E-Rechnung  in den vorgesehenen Feldern berücksichtigt werden.

Möglichkeiten zur Übermittlung von E-Rechnungen

1. Versand über das TRAFFIQX®-Netzwerk

Unsere Gesellschaften sind an das TRAFFIQX®-Netzwerk angebunden.

Lieferanten, die ebenfalls über einen TRAFFIQX®-Zugang verfügen oder eine Standardschnittstelle zwischen TRAFFIQX® und einer Drittplattform nutzen, können ihre E-Rechnungen direkt und medienbruchfrei an uns übermitteln.

Für die eindeutige Zuordnung der Rechnungen ist die Leitweg-ID unserer Gesellschaft zu verwenden.

2. Versand per E-Mail

Sollte kein Zugang zum TRAFFIQX®-Netzwerk bestehen, können E-Rechnungen alternativ per E-Mail übermittelt werden.

Bitte senden Sie die Rechnung dabei im gesetzlich zulässigen elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) als Anhang. Um eine reibungslose Verarbeitung sicherzustellen, bitten wir Sie, auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Formate zu achten.

Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind standardkonform und entsprechen der DIN-Norm EN 16931, welche die Anforderungen an die semantische Datenstruktur für elektronische Rechnungen festlegt.

In einer E-Rechnung werden die Pflichtangaben nicht einfach als Text dargestellt, sondern in strukturierte Datenfelder – die sogenannten BT-Felder (Business Terms) – übersetzt. Diese Felder sorgen dafür, dass die Rechnung maschinenlesbar ist und automatisiert verarbeitet werden kann.

Die Leitweg-ID unserer Gesellschaft für die korrekte Adressierung Ihrer E-Rechnungen finden Sie hier:

Leitweg-IDs für Ihre Rechnungsstellung:

• Energie- und Wasserwerke Bautzen GmbH
  Leitweg-ID: 661-0001090790068-06
  XRechnungen/ZUGFeRD-Rechnungen bitte an: eRechnung-ewbautzen@eingangsbelege.de

Hinweis:

• Geben Sie immer die b4-Leitweg-ID in der Rechnung an 
• Anlagen sind in das XML-Dokument der XRechnung als Base64-codierter Text einzubetten (gesetzlich vorgegeben)
• Bitte senden Sie die E-Rechnung ausschließlich im XML-Format und fügen Sie die Rechnung nicht zusätzlich im PDF-Format bei.
• Bevor Sie eine E-Rechnung versenden, können Sie diese auf DIN-Konformität validieren. Dazu stehen im Internet verschiedene kostenlose Validatoren zur Verfügung, die fast alle auf dem Validator der KoSIT basieren (E-Rechnungs-Validator)

Bei Fragen zur Übermittlung von E-Rechnungen unterstützen wir Sie gern.

Ihr Team Finanz- und Rechnungswesen

Qualitätsanforderungen an Rechnungen

Eine vollständige Rechnung ist der Schlüssel für eine schnelle und reibungslose Bearbeitung

Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer des Rechnungsausstellers
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung gemäß ISO-Codeliste (mit Positionsnummer fortlaufend)
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (bzw. Verweis auf Steuerbefreiungen)

Zusätzliche Pflichtangaben sofern zutreffend

• Bestellnummer
• Ansprechpartner beim Auftraggeber
• Nummer des/der Lieferschein(e) bzw. Leistungsschein(e)
• Lieferbedingungen
• Zahlungsbedingungen
• IBAN und Kontoinhaber
• vom Auftraggeber übermittelte Kontierungsangaben (z.B. Kostenstelle, Auftragsnr.)
• rechnungsbegründende Unterlagen

Rechnungsübermittlung Sonstige Rechnung (PDF)

Sonstige Rechnungen (pdf) bitte an: rechnungseingang@ewbautzen.de
Rückfragen bitte an: buchhaltung@ewbautzen.de

Hinweis:

• Pro E-Mail darf nur eine Rechnung (gegebenenfalls mit Anhang) gesendet werden.
• Ein Anhang zur Rechnung kann als 2. Dokument ebenfalls im PDF-Format hinzugefügt werden. Er muss als „Anlage“ oder „Anhang“ gekennzeichnet sein.
• Eines der folgenden Schlagworte muss zwingend in dem Rechnungsdokument enthalten sein: „Rechnung", „Invoice", „Gutschrift“, „Anzahlung“, „Bescheid“, „Vertrag“.
• Die E-Mail muss unverschlüsselt sein und darf nicht digital signiert werden.
• Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet, alle relevanten Angaben müssen in der übermittelten Datei enthalten sein.
• Bitte senden Sie uns ein Dokument nicht unaufgefordert mehrfach zu.
• Die Gesamtgröße der E-Mail inklusive Anhang darf 20 MB nicht überschreiten.
• Versenden Sie keine zusätzliche PDF-Rechnung, wenn die E-Mail bereits eine E-Rechnung im XML-Format enthält.

Bitte beachten

Um eine schnelle Bearbeitung Ihrer Rechnung zu gewährleisten, bitten wir Sie, die Qualitätsanforderungen einzuhalten. Sollte dies nicht der Fall sein, behalten wir uns vor, die Rechnung zurückzusenden.